La Gestión de la Información Personal (PIM, por sus siglas en inglés) es el estudio y la implementación de actividades que las personas realizan para adquirir, crear, almacenar, organizar, mantener, recuperar y utilizar elementos informativos. Esto incluye desde documentos físicos y digitales, páginas web y correos electrónicos, hasta cualquier dato necesario para completar tareas cotidianas y cumplir con diversos roles sociales y profesionales.
¿Qué es la Gestión de la Información Personal?
En esencia, la PIM es la gestión de la información con un alcance intrapersonal. Uno de sus ideales es que las personas tengan siempre la información correcta, en el lugar adecuado, en la forma correcta y con la calidad suficiente para satisfacer sus necesidades actuales.
Si bien las tecnologías y herramientas modernas pueden reducir el tiempo dedicado a actividades administrativas tediosas y propensas a errores (como buscar archivos), también pueden generar el fenómeno de la sobrecarga de información, donde el volumen de datos abruma al usuario.
Cómo se Organiza la Información Personal
La organización de la información varía según el contexto y el tipo de dato. Algunos ejemplos comunes incluyen:
- Entornos tradicionales: Un trabajador de oficina puede organizar documentos físicos en archivadores mediante carpetas colgantes ordenadas alfabéticamente.
- Entornos digitales: El uso de carpetas virtuales en sistemas de archivos locales o servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox, Microsoft OneDrive o Google Drive.
- Contextos personales: Un padre que organiza fotografías de sus hijos en un álbum, ya sea en formato papel o digital.
La Recuperación de la Información
La PIM no solo se ocupa del almacenamiento, sino también de cómo recuperamos la información para su reutilización. Mientras que en un sistema físico se depende de la memoria y la búsqueda alfabética, en los sistemas digitales se utilizan navegadores de carpetas o búsquedas indexadas (por ejemplo, buscar un correo electrónico por remitente, asunto o fecha).
Las Seis Dimensiones de la Información Personal
La investigación en PIM identifica seis sentidos en los que la información puede ser considerada "personal":
| Dimensión | Descripción | Ejemplos |
|---|---|---|
| Propiedad | Información que pertenece al usuario. | Documentos en casa, correos personales, archivos en la nube. |
| Sobre mí | Información mantenida por otros sobre el usuario. | Registros médicos, historial crediticio, datos de búsqueda. |
| Dirigida a mí | Información que llega al usuario. | Correos electrónicos, llamadas, anuncios web, notificaciones. |
| Enviada por mí | Información publicada o enviada por el usuario. | Publicaciones en blogs, redes sociales, informes publicados. |
| Experimentada por mí | Información generada por la experiencia del usuario. | Historial web, fotos, diarios, datos de lifelogging (Fitbit, Apple Watch). |
| Relevante para mí | Información que el usuario necesita o podría necesitar. | Sugerencias de sistemas de recomendación, consejos de colegas. |
Implicaciones Modernas
La digitalización ha introducido nuevos retos, como la preservación digital y el archivo personal para asegurar que la información sea accesible a largo plazo. Asimismo, la gestión de la información dirigida al usuario plantea el desafío de la gestión de la atención, donde los sistemas de filtrado pueden ayudar a reducir el ruido, pero corren el riesgo de crear "burbujas de filtro" que refuerzan prejuicios preexistentes.